Welke printer past bij het aantal medewerkers in uw bedrijf?

Niet ieder kantoor heeft dezelfde printer nodig

Een printer kiezen begint vaak met het vergelijken van merken, functies of prijzen. Toch zegt dat nog weinig over de vraag of een printer ook echt bij uw organisatie past. Een klein accountantskantoor heeft nu eenmaal een andere printbehoefte dan een productiebedrijf of een architectenbureau.

Bij Green Nederland beginnen we daarom meestal met een eenvoudige vraag: hoeveel mensen maken dagelijks gebruik van de printer?

Het aantal medewerkers vertelt niet alles, maar het geeft wel een goed beeld van de capaciteit die u nodig heeft. Samen met het printvolume, de soorten documenten en de manier waarop uw collega's werken, ontstaat zo een veel duidelijker beeld van welke zakelijke printer het beste aansluit.

In deze keuzehulp laten we zien welke printer past bij verschillende bedrijfsgroottes en geven we voorbeelden van modellen die daar goed op aansluiten.

Tot 5 medewerkers: houd het overzichtelijk

In een klein kantoor draait een printer meestal niet de hele dag op volle capaciteit. Er worden offertes geprint, facturen verwerkt en af en toe een document gescand of gekopieerd. Daar hoeft geen zware productiemachine voor te staan, maar een consumentenprinter is vaak ook niet de juiste keuze.

Die printers zijn ontworpen voor thuisgebruik en lopen bij intensiever zakelijk gebruik sneller tegen hun grenzen aan. Papierlades moeten vaker worden bijgevuld, cartridges zijn eerder leeg en de afdruksnelheid ligt een stuk lager.

Voor organisaties tot ongeveer vijf medewerkers is een compacte zakelijke printer vaak een betere investering. De Ricoh IM 350F is daar een goed voorbeeld van. Dit model biedt alle functies die u dagelijks nodig heeft, zonder onnodige extra's. Zo profiteert u van een automatische documentinvoer, dubbelzijdig printen en een lage kostprijs per afdruk.

Wilt u verschillende modellen naast elkaar bekijken? Op onze pagina met duurzame printers vindt u meerdere compacte zakelijke printers die geschikt zijn voor kleinere organisaties.

5 tot 15 medewerkers: meer gebruikers vraagt om meer capaciteit

Wanneer meerdere collega's dezelfde printer gebruiken, verandert de belasting vanzelf. Terwijl de administratie facturen afdrukt, scant een collega contracten in en wordt aan de andere kant van het kantoor een offerte geprint. Juist op zulke momenten merkt u het verschil tussen een printer die nét voldoende capaciteit heeft en een printer die is gebouwd voor intensief zakelijk gebruik.

Voor veel mkb-bedrijven is de Ricoh IM C2010 een logische stap. Deze A3-multifunctional biedt meer papiercapaciteit, hogere printsnelheden en uitgebreide scanmogelijkheden. Groeit uw organisatie verder of ligt het printvolume structureel hoger? Dan biedt de Ricoh IM C3010 extra ruimte voor de toekomst. 

Beide modellen behoren niet voor niets tot de Hardlopers van Green Nederland. Dit zijn printers die zich in de praktijk hebben bewezen bij organisaties waar dagelijks veel wordt geprint en gescand.

Vanaf 15 medewerkers: printer wordt onderdeel van de werkstroom

Hoe groter de organisatie, hoe belangrijker het wordt dat een printer zonder onderbrekingen blijft draaien. Niet omdat er ineens meer documenten worden geprint, maar omdat steeds meer mensen tegelijkertijd afhankelijk zijn van dezelfde machine.

Op dat moment zijn snelheid, papiercapaciteit en betrouwbaarheid belangrijker dan een lagere aanschafprijs. Een printer zoals de Ricoh IM C3010 of Ricoh IM C4510 is ontwikkeld voor dit soort werkomgevingen en kan zonder problemen grotere printopdrachten verwerken.

Vaak kijken we in deze fase ook verder dan alleen de printer. Oplossingen zoals PaperCut MF of PaperCut Hive maken het mogelijk om printrechten te beheren, vertrouwelijke documenten veilig af te drukken en inzicht te krijgen in het printgedrag binnen de organisatie. Vooral wanneer meerdere afdelingen dezelfde printer gebruiken, levert dat al snel tijd en kostenbesparing op.

Meer dan 50 medewerkers? Kijk verder dan alleen de printer

Binnen grotere organisaties is één printer zelden voldoende. Afdelingen hebben verschillende wensen en ook het beheer wordt belangrijker. Wie mag kleur printen? Hoe voorkomt u dat documenten op de verkeerde printer terechtkomen? En hoe houdt u grip op de totale printkosten?

Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies. 

In plaats van één losse printer adviseren we dan een complete printomgeving, waarbij meerdere zakelijke printers samenwerken en centraal worden beheerd. Welke modellen daarvoor het meest geschikt zijn, hangt af van uw organisatie en het dagelijkse printvolume. Daarom kijken we altijd eerst naar de praktijk voordat we een advies uitbrengen.

“Het gebeurt regelmatig dat bedrijven contact opnemen omdat hun printer te langzaam is. In veel gevallen ligt dat niet aan de printer zelf, maar aan het feit dat hij nooit bedoeld was voor zoveel gebruikers. Door vooraf goed naar de organisatie te kijken, voorkom je dat soort situaties.” — Jordy Hyndycz, sales specialist bij Green Nederland.

Veelgemaakte fout: kiezen op basis van de aanschafprijs

Een printer die €500 goedkoper is, lijkt al snel een goede deal. Toch zijn de aanschafkosten maar een klein onderdeel van de totale investering.

Wanneer een printer niet past bij het dagelijkse gebruik, lopen de kosten vaak op door:

• Vaker onderhoud;
• Hogere printkosten per pagina;
• Meer stilstand;
• Sneller vervangen van verbruiksmaterialen;
• Tijdverlies doordat collega's op elkaar moeten wachten.

Daarom kijken we altijd eerst naar het gebruik en pas daarna naar het model.

Wilt u direct weten welke oplossing het beste past bij uw organisatie? Vraag vrijblijvend een offerte aan. We stellen graag een voorstel op dat aansluit bij uw wensen en printvolume.

Veelgestelde vragen

Vanaf hoeveel medewerkers is een A3-printer interessant?

Dat hangt af van uw werkzaamheden. Bedrijven die veel presentaties, bouwtekeningen of grotere documenten afdrukken, kiezen vaak eerder voor een A3-printer. Voor veel mkb-bedrijven wordt een A3-model interessant vanaf ongeveer vijf tot tien gebruikers.

Is één printer voldoende voor twintig medewerkers?

Dat kan, mits de printer daarvoor is ontworpen. Professionele kantoorprinters hebben een veel hogere capaciteit dan standaard kantoorprinters en kunnen zonder problemen meerdere gebruikers tegelijk ondersteunen.

Is een refurbished printer geschikt voor een groeiend bedrijf?

Jazeker. Refurbished printers van Green Nederland worden volledig gecontroleerd, gereviseerd en getest. Daardoor zijn ze een interessante keuze voor organisaties die kwaliteit zoeken zonder direct in een nieuwe printer te investeren.

Lees ook: Tweedehands, gebruikt of refurbished? Dit is de beste keuze voor zakelijke printers.

Wanneer is printer leasen een slimme keuze?

Lease is vooral interessant wanneer u vooraf duidelijkheid wilt over de maandelijkse kosten en onderhoud, service en ondersteuning wilt onderbrengen bij één partij.

Lees ook: 3 redenen waarom u een bedrijfsprinter wilt leasen.

Weet u al hoeveel capaciteit u nodig heeft?

Heeft u een goed beeld van het aantal gebruikers binnen uw organisatie? Dan bent u al een stap dichter bij de juiste printer.

Bekijk ons complete aanbod zakelijke printers of neem contact op voor een vrijblijvend advies. We kijken graag mee naar uw organisatie en adviseren een printer die aansluit op de manier waarop u werkt; niet alleen vandaag, maar ook wanneer uw bedrijf verder groeit.